Les notaires commenceront à délivrer des apostilles électroniques à partir de janvier 2027

Le Gouvernement a réglementé la légalisation de documents via l’apposition d’apostilles par les notaires, lesquelles seront désormais émises sur une plateforme électronique gérée par l’Ordem dos Notários. L’Arrêté n.º 452/2026/1, du 12 octobre, a été publié au Diário da República, 1re série, n.º 197, du 12 octobre 2026, dans la section Justice, et est signé par la Secrétaire d’État à la Justice, Ana Luísa da Silva Gonçalves Machado, le 8 octobre 2026. La norme entre en vigueur le lendemain de sa publication, mais ne produit d’effets qu’à partir du 1er janvier 2027.

L’arrêté développe l’alinéa i) du n.º 4 de l’article 4.º du Statut du Notariat, approuvé par le Décret-Loi n.º 26/2004, du 4 février, qui attribue aux notaires la compétence de légaliser des documents par voie d’apostilles, selon les modalités fixées par arrêté du membre du Gouvernement responsable du domaine de la justice. Le texte a été émis en vertu des compétences déléguées par le Despacho n.º 9883/2025, publié au Diário da República, 2e série, n.º 159, du 20 août 2025, et a tenu compte de la Convention de La Haye, du 5 octobre 1961, relative à la suppression de l’exigence de légalisation des actes publics étrangers.

L’apostille est la formalité par laquelle une autorité compétente de l’État portugais reconnaît l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte public a agi et, le cas échéant, l’authenticité du sceau ou du timbre figurant sur l’acte public.

Plateforme gérée par l’Ordem dos Notários

La plateforme électronique d’apposition d’apostilles est mise à disposition et gérée par l’Ordem dos Notários et est accessible sur le site Internet www.notarios.pt. Il incombe à l’Ordre de définir les profils d’accès et de gérer les entrées des notaires et des travailleurs autorisés à pratiquer des actes notariaux, lesquels s’authentifient avec des certificats électroniques qualifiés prouvant leur qualité professionnelle ou tout autre moyen d’identification offrant des garanties de sécurité similaires.

La plateforme doit adopter des normes ouvertes, conformément à la Loi n.º 36/2011, du 21 juin, et l’Ordre tient un registre électronique des apostilles émises, comprenant les éléments prévus par la Convention et les données relatives au document apostillé, au demandeur et au présentateur. L’Ordre dispose également d’un registre des signatures, timbres et sceaux des entités habilitées à dresser des actes publics, auquel les notaires ont recours pour en confirmer l’authenticité.

Demande, émission et vérification

L’apostille, ainsi que la vérification d’une apostille déjà délivrée, peuvent être demandées par l’intéressé ou par tout porteur de l’acte public, en personne dans n’importe quelle étude notariale ou par voie électronique sur le site Internet de l’Ordre. La compétence couvre les actes publics au sens de la Convention, à l’exception de ceux provenant du Ministère Public et des tribunaux, et la légalisation n’est valable que si elle est effectuée via la plateforme électronique.

La délivrance suit deux voies :

• Document papier : le formulaire est imprimé sur une feuille blanche, signé par le notaire ou l’employé autorisé, agrafé au document et scellé avec le sceau blanc de l’étude.
• Document au format électronique : un fichier unique en PDF/A est créé, comprenant l’acte public dématérialisé et le formulaire couvrant l’acte, signé avec un certificat électronique qualifié et avec des horodatages qualifiés apposés par l’Ordre.

Chaque apostille génère un code-barres bidimensionnel (code QR) avec un code d’accès alphanumérique, remis immédiatement au demandeur, et est numérotée de manière non séquentielle. L’authenticité peut être confirmée par la lecture du code QR ou par le code alphanumérique, le numéro et la date de l’apostille, sur le site www.notarios.pt. Le fichier ne peut excéder 10 Mo, sauf autorisation de l’Ordre lorsqu’il existe un intérêt légitime et qu’il n’est pas techniquement possible d’en réduire la taille.

Taxes, honoraires et protection des données

En tant qu’entité gestionnaire, l’Ordre des Notaires peut facturer aux notaires des taxes pour la gestion de la plateforme, conformément aux termes des Statuts de l’Ordre des Notaires, approuvés par la Loi n.º 155/2015 du 15 septembre. Le montant dû pour la délivrance et la vérification de l’apostille est facturé directement par l’étude notariale où l’acte est pratiqué, et le notaire peut facturer des honoraires conformément à l’article 14 de l’Arrêté n.º 385/2004 du 16 avril, majorés de la taxe sur la valeur ajoutée.

L’Ordre est l’entité responsable du traitement des données personnelles, conformément à la Loi n.º 58/2019 du 8 août et au Règlement (UE) 2016/679, et il lui incombe d’assurer les droits d’information, d’accès et de rectification. La Commission Nationale de Protection des Données a été consultée. Les accès à la plateforme sont enregistrés individuellement, avec la date, l’heure, l’identification de l’utilisateur et l’information consultée, et cet enregistrement est conservé pendant deux ans à des fins d’audit et de contrôle.

Entrée en vigueur

L’arrêté entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication et produit ses effets à partir du 1er janvier 2027, date à partir de laquelle la légalisation par apostille dépendra de la plateforme électronique.

La mesure affecte les citoyens et les entreprises qui doivent valider des documents portugais à l’étranger, en remplaçant le circuit papier par une procédure numérique avec signature qualifiée, code QR et vérification en ligne, et en fixant les règles de perception des taxes et honoraires applicables à partir de 2027.

Fonte: Diário da República, 1.ª série, n.º 197, de 12 de outubro de 2026, Justiça (referência oficial: Portaria n.º 452/2026/1).