Notarios comienzan a emitir apostillas electrónicas a partir de enero de 2027

El Gobierno ha regulado la legalización de documentos mediante la apostilla por parte de los notarios, que pasan a ser emitidas en una plataforma electrónica gestionada por el Colegio de Notarios. La Ordenanza n.º 452/2026/1, de 12 de octubre, fue publicada en el Diario de la República, 1.ª serie, n.º 197, de 12 de octubre de 2026, en la sección de Justicia, y está firmada por la Secretaria de Estado de Justicia, Ana Luísa da Silva Gonçalves Machado, el 8 de octubre de 2026. La norma entra en vigor al día siguiente de su publicación, pero solo produce efectos a partir del 1 de enero de 2027.

La ordenanza desarrolla el apartado i) del n.º 4 del artículo 4.º del Estatuto del Notariado, aprobado por el Decreto-Ley n.º 26/2004, de 4 de febrero, que atribuye a los notarios la competencia para legalizar documentos mediante apostillas, en los términos que fije la ordenanza del miembro del Gobierno responsable del área de justicia. El diploma fue emitido al amparo de las competencias delegadas por la Orden n.º 9883/2025, publicada en el Diario de la República, 2.ª serie, n.º 159, de 20 de agosto de 2025, y tuvo en cuenta el Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, relativo a la supresión del requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros.

La apostilla es la formalidad mediante la cual una autoridad competente del Estado Portugués reconoce la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del acto público actuó y, siendo el caso, la autenticidad del sello o timbre que constan en el acto público.

Plataforma gestionada por el Colegio de Notarios

La plataforma electrónica de apostillado es puesta a disposición y gestionada por el Colegio de Notarios y está accesible en el sitio de Internet www.notarios.pt. Corresponde al Colegio definir los perfiles de acceso y gestionar las entradas de notarios y de trabajadores autorizados para la práctica de actos notariales, que se autentican con certificados electrónicos cualificados que acrediten su calidad profesional u otro medio de identificación con garantías de seguridad similares.

La plataforma debe adoptar normas abiertas, en los términos de la Ley n.º 36/2011, de 21 de junio, y el Colegio mantiene un registro electrónico de las apostillas emitidas, con los elementos previstos en el Convenio y los datos relativos al documento apostillado, al solicitante y al presentador. El Colegio dispone además de un registro de firmas, timbres y sellos de las entidades habilitadas para redactar actos públicos, al cual los notarios recurren para confirmar la autenticidad.

Solicitud, emisión y verificación

La apostilla, y la verificación de la apostilla ya emitida, puede ser solicitada por el interesado o por cualquier portador del acto público, presencialmente en cualquier notaría o por vía electrónica en el sitio de Internet del Colegio. La competencia abarca los actos públicos en el sentido del Convenio, con excepción de los provenientes del Ministerio Público y de los tribunales, y la legalización solo es válida si se realiza mediante la plataforma electrónica.

La emisión sigue dos caminos:

• Documento en papel: el formulario se imprime en hoja blanca, es firmado por el notario o trabajador autorizado, grapado al documento y sellado con el sello blanco de la notaría.
• Documento en formato electrónico: se crea un archivo único en PDF/A, con el acto público desmaterializado y el formulario cubriendo el acto, firmado con certificado electrónico cualificado y con sellos temporales cualificados estampados por el Colegio.

Cada apostilla genera un código de barras bidimensional (código QR) con un código de acceso alfanumérico, entregado inmediatamente al solicitante, y es numerada de forma no secuencial. La autenticidad puede ser confirmada mediante la lectura del código QR o por el código alfanumérico, número y fecha de la apostilla, en el sitio www.notarios.pt. El archivo no puede exceder los 10 MB, salvo autorización del Colegio cuando exista un interés justificable y no sea técnicamente posible reducir el tamaño.

Tasas, honorarios y protección de datos

Como entidad gestora, el Colegio de Notarios puede cobrar a los notarios tasas por la gestión de la plataforma, en los términos del Estatuto del Colegio de Notarios, aprobado por la Ley n.º 155/2015, de 15 de septiembre. El valor debido por la emisión y verificación de la apostilla es cobrado directamente por la notaría donde se practica el acto, y el notario puede cobrar honorarios en los términos del artículo 14.º de la Ordenanza n.º 385/2004, de 16 de abril, incrementados por el impuesto sobre el valor añadido.

El Colegio es la entidad responsable del tratamiento de datos personales, en los términos de la Ley n.º 58/2019, de 8 de agosto, y del Reglamento (UE) 2016/679, y le corresponde asegurar los derechos de información, acceso y rectificación. Fue consultada la Comisión Nacional de Protección de Datos. Los accesos a la plataforma se registran individualmente, con fecha, hora, identificación del usuario e información consultada, y dicho registro se conserva durante dos años para fines de auditoría y fiscalización.

Entrada en vigor

La ordenanza entra en vigor el día siguiente al de su publicación y produce efectos a partir del 1 de enero de 2027, fecha a partir de la cual la legalización por apostilla pasa a depender de la plataforma electrónica.

La medida afecta a ciudadanos y empresas que necesitan validar documentos portugueses en el extranjero, al sustituir el circuito en papel por un procedimiento digital con firma cualificada, código QR y verificación online, y al fijar las reglas de cobro de tasas y honorarios aplicables a partir de 2027.

Fuente: Diário da República, 1.ª série, n.º 197, de 12 de octubre de 2026, Justiça (referencia oficial: Portaria n.º 452/2026/1).