Notários passam a emitir apostilas eletrónicas a partir de janeiro de 2027

O Governo regulamentou a legalização de documentos através da aposição de apostilas pelos notários, que passam a ser emitidas numa plataforma eletrónica gerida pela Ordem dos Notários. A Portaria n.º 452/2026/1, de 12 de outubro, foi publicada no Diário da República, 1.ª série, n.º 197, de 12 de outubro de 2026, na secção de Justiça, e é assinada pela Secretária de Estado da Justiça, Ana Luísa da Silva Gonçalves Machado, em 8 de outubro de 2026. A norma entra em vigor no dia seguinte ao da publicação, mas só produz efeitos a partir de 1 de janeiro de 2027.

A portaria desenvolve a alínea i) do n.º 4 do artigo 4.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro, que atribui aos notários a competência para legalizar documentos através de apostilas, nos termos a fixar por portaria do membro do Governo responsável pela área da justiça. O diploma foi emitido ao abrigo das competências delegadas pelo Despacho n.º 9883/2025, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 159, de 20 de agosto de 2025, e teve em conta a Convenção da Haia, de 5 de outubro de 1961, relativa à supressão da exigência de legalização dos atos públicos estrangeiros.

A apostila é a formalidade pela qual uma autoridade competente do Estado Português reconhece a autenticidade da assinatura, a qualidade em que o signatário do ato público atuou e, sendo caso disso, a autenticidade do selo ou carimbo que constam do ato público.

Plataforma gerida pela Ordem dos Notários

A plataforma eletrónica de aposição de apostilas é disponibilizada e gerida pela Ordem dos Notários e está acessível no sítio da Internet www.notarios.pt. Cabe à Ordem definir os perfis de acesso e gerir as entradas de notários e de trabalhadores autorizados para a prática de atos notariais, que se autenticam com certificados eletrónicos qualificados que comprovem a sua qualidade profissional ou outro meio de identificação com garantias de segurança similares.

A plataforma deve adotar normas abertas, nos termos da Lei n.º 36/2011, de 21 de junho, e a Ordem mantém um registo eletrónico das apostilas emitidas, com os elementos previstos na Convenção e os dados relativos ao documento apostilado, ao requerente e ao apresentante. A Ordem dispõe ainda de um registo de assinaturas, carimbos e selos das entidades habilitadas a lavrar atos públicos, a que os notários recorrem para confirmar a autenticidade.

Pedido, emissão e verificação

A apostila, e a verificação de apostila já emitida, pode ser requerida pelo interessado ou por qualquer portador do ato público, presencialmente em qualquer cartório notarial ou por via eletrónica no sítio da Internet da Ordem. A competência abrange os atos públicos na aceção da Convenção, com exceção dos provenientes do Ministério Público e dos tribunais, e a legalização só é válida se realizada com recurso à plataforma eletrónica.

A emissão segue dois caminhos:

• Documento em papel: o formulário é impresso em folha branca, assinado pelo notário ou trabalhador autorizado, agrafado ao documento e selado com o selo branco do cartório.
• Documento em formato eletrónico: é criado um ficheiro único em PDF/A, com o ato público desmaterializado e o formulário a capear o ato, assinado com certificado eletrónico qualificado e com selos temporais qualificados apostos pela Ordem.

Cada apostila gera um código de barras bidimensional (código QR) com um código de acesso alfanumérico, entregue de imediato ao requerente, e é numerada de forma não sequencial. A autenticidade pode ser confirmada pela leitura do código QR ou pelo código alfanumérico, número e data da apostila, no sítio www.notarios.pt. O ficheiro não pode exceder 10 MB, salvo autorização da Ordem quando exista interesse atendível e não seja tecnicamente possível reduzir a dimensão.

Taxas, honorários e proteção de dados

Enquanto entidade gestora, a Ordem dos Notários pode cobrar aos notários taxas pela gestão da plataforma, nos termos do Estatuto da Ordem dos Notários, aprovado pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro. O valor devido pela emissão e verificação de apostila é cobrado diretamente pelo cartório notarial onde o ato é praticado, e o notário pode cobrar honorários nos termos do artigo 14.º da Portaria n.º 385/2004, de 16 de abril, acrescidos de imposto sobre o valor acrescentado.

A Ordem é a entidade responsável pelo tratamento de dados pessoais, nos termos da Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, e do Regulamento (UE) 2016/679, e cabe-lhe assegurar os direitos de informação, acesso e retificação. Foi ouvida a Comissão Nacional de Proteção de Dados. Os acessos à plataforma são registados individualmente, com data, hora, identificação do utilizador e informação consultada, e esse registo é conservado durante dois anos para fins de auditoria e fiscalização.

Entrada em vigor

A portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação e produz efeitos a partir de 1 de janeiro de 2027, data a partir da qual a legalização por apostila passa a depender da plataforma eletrónica.

A medida afeta cidadãos e empresas que precisam de validar documentos portugueses no estrangeiro, ao substituir o circuito em papel por um procedimento digital com assinatura qualificada, código QR e verificação online, e ao fixar as regras de cobrança de taxas e honorários aplicáveis a partir de 2027.

Fonte: Diário da República, 1.ª série, n.º 197, de 12 de outubro de 2026, Justiça (referência oficial: Portaria n.º 452/2026/1).