La Diputación de Girona aprueba definitivamente el reglamento del servicio de archivos

El Pleno de la Diputación de Girona ha aprobado definitivamente el nuevo Reglamento del Servicio de Archivos y Gestión de Documentos, después de que el periodo de información pública, finalizado el 25 de agosto, transcurriera sin que se presentara ninguna alegación. El edicto de aprobación definitiva se publica en el Boletín Oficial de la Provincia de Girona número 172, de 7 de septiembre de 2026, con referencia oficial BOP-2026_0_172_7798 (pág. 1-24), firmado por el presidente de la corporación, Miquel Noguer Planas.

El Pleno había aprobado inicialmente el Reglamento en sesión ordinaria de 16 de junio de 2026, y el edicto se publicó en el BOP número 5708, de 1 de julio de 2026, con referencia al DOGC núm. 9707 de 14 de julio. De conformidad con el propio acuerdo, al no formularse alegaciones, la aprobación inicial ha quedado elevada a definitiva sin necesidad de un nuevo acuerdo.

Un marco normativo renovado

El nuevo Reglamento sustituye al Reglamento del Sistema de Archivos y Gestión de Documentos aprobado por el Pleno el 18 de junio de 2013, que queda derogado. La renovación responde a la evolución organizativa de la corporación y al incremento exponencial de la documentación electrónica, derivado de la implantación de la administración electrónica y de la digitalización integral de los procesos de gestión.

El texto se adapta a la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos de Cataluña, y a las leyes de transparencia —la Ley 19/2013 estatal y la Ley 19/2014 catalana—, así como a las Leyes 39/2015 y 40/2015, que establecen el modelo de administración electrónica. También se alinea con la Ordenanza general de la administración electrónica de la Diputación (2020) y la Política de gestión documental (2015).

El sistema de gestión de documentos

El Reglamento regula el Servicio de Archivos y Gestión de Documentos como el conjunto de funciones y recursos que garantizan la gestión integral de los documentos de la Diputación y de su sector público institucional. El Sistema de Gestión de Documentos integra y unifica la gestión documental de todos los órganos, controlando los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida.

Los instrumentos del Sistema incluyen:

• el registro de documentos y el registro y seguimiento de expedientes;
• el cuadro de organización de fondos, el cuadro de unidades productoras y el cuadro de clasificación;
• el catálogo de formatos de documentos electrónicos y el catálogo de tipos documentales;
• el esquema de metadatos.

El archivo electrónico único se configura como el repositorio corporativo central para la conservación de los documentos y expedientes electrónicos. La documentación debe permanecer en los archivos administrativos propios hasta seis años desde el cierre de los expedientes, y después se debe transferir, una vez evaluada, al Archivo General de la Diputación de Girona.

Acceso a la documentación y transparencia

El Reglamento desarrolla el régimen de acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, que solo puede denegarse mediante resolución motivada y en aplicación de las limitaciones establecidas legalmente. De manera general, las exclusiones de consulta quedan sin efecto a los treinta años de la producción del documento; en el caso de datos personales, el acceso se puede permitir con el consentimiento de los afectados o cuando hayan pasado veinticinco años de la muerte de la persona o cincuenta años de la producción del documento.

El servicio de consulta externa está limitado a personas mayores de dieciséis años, aunque se puede autorizar el acceso a menores en el marco de programas pedagógicos. El Servicio ejerce funciones de unidad de información en el ámbito de la publicidad activa y del derecho de acceso, y debe publicar los instrumentos de descripción, el registro de eliminación y las limitaciones de acceso.

El Reglamento entra en vigor al día siguiente de su publicación en el BOP, una vez transcurridos los quince días hábiles a los que hace referencia el artículo 65.2 de la Ley 7/1985, de bases de régimen local. Contra el acuerdo, que agota la vía administrativa, se puede interponer recurso contencioso administrativo ante la Sala Contenciosa Administrativa del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en el término de dos meses.

La nueva norma dota a la corporación de un instrumento normativo claro y actualizado para ejercer las funciones que la legislación atribuye en materia de archivos, y refuerza el derecho de acceso a la información pública y el cumplimiento de las obligaciones de transparencia en un contexto de digitalización creciente de la Administración.

Fuente: Butlletí Oficial de la Província de Girona, núm. 172, 7 de setembre de 2026, secció Administració local, pàg. 1-24 (referència oficial: BOP-2026_0_172_7798).