Badajoz inaugure le règlement qui ordonne son système d'archives municipales

La Mairie de Badajoz a approuvé définitivement le Règlement du Système d’Archives Municipales, la norme qui ordonne la gestion, la conservation et l’accès des citoyens à la documentation municipale. Le texte est publié intégralement dans le Bulletin Officiel de la Province de Badajoz nº 182, correspondant au mercredi 23 septembre 2026, sous l’Annonce 3691/2026. L’entrée en vigueur aura lieu le lendemain de sa publication, conformément à la troisième disposition finale dudit règlement.

Le Plénum de la Mairie de Badajoz, lors de la session ordinaire du 23 juillet 2026, a approuvé initialement le règlement et, aucune observation n’ayant été présentée dans le délai légal, le texte est définitivement approuvé conformément aux articles 70.2 et 65.2 de la Loi 7/1985, du 2 avril, régissant les Bases du Régime Local. L’annonce est signée par le Maire-Président, Ignacio Gragera Barrera.

La norme s’appuie sur les articles 44 et 105.b de la Constitution espagnole, qui reconnaissent le droit à la culture et l’accès aux archives, et développe au niveau local les obligations de garde et de diffusion imposées par la Loi 2/2007, du 12 avril, sur les Archives et le Patrimoine Documentaire d’Estrémadure. Le règlement se compose de 37 articles répartis en cinq titres et occupe 17 pages du bulletin provincial.

Un système d’archives en quatre pièces

Le règlement définit les Archives Municipales de Badajoz comme l’unité spécialisée de la Mairie en gestion documentaire, dépendant en termes de titularité et de gestion de l’Adjoint à la Culture. Le système municipal d’archives est composé de :

• La Commission de Valorisation Documentaire.
• Les Archives de Bureau de chaque service et unité administrative.
• Les Archives Administratives Intermédiaires.
• Les Archives Historiques Municipales.

À celles-ci s’ajoute l’Archive Électronique unique, dépôt sécurisé de dossiers et de documents électroniques avec leurs métadonnées, signatures électroniques et horodatages, conformément aux articles 17 de la Loi 39/2015 et 46 de la Loi 40/2015.

Les délais de conservation sont fixés à cinq ans maximum dans les archives de bureau, 30 ans dans les Archives Administratives Intermédiaires et une moyenne de 35 ans dans les Archives Historiques. Les transferts ordinaires seront effectués lorsqu’au moins cinq ans se seront écoulés depuis la fin du traitement administratif.

La Commission de Valorisation Documentaire

Le nouvel organe technique sera chargé d’étudier les séries documentaires et de contrôler le cycle de vie des documents, de leur création jusqu’à leur conservation définitive ou leur destruction. Sa composition est la suivante :

• Présidence : le Maire-Président ou la personne à qui il délègue.
• Vice-présidence : le Chef ou la Cheffe du Service de la Culture.
• Secrétariat : le Secrétaire ou la Secrétaire Générale de la Mairie.
• Membres : l’Archiviste Municipal, un technicien des Archives Municipales, le Chef du Service Informatique et Communications, le Juriste ou la Juriste en Chef et un professeur titulaire du domaine de l’Archivistique de l’Université d’Extrémadure.

La Commission se réunira ordinairement une fois par an et élaborera le Chronogramme des Transferts, les tableaux de valorisation et le Calendrier de Conservation et d’Accès. Aucun service ne pourra détruire de documents originaux sans son approbation préalable.

Accès citoyen et limites

Les fonds des Archives Historiques sont en libre accès, sous réserve des limitations légales, et pourront être consultés en présentiel dans la salle des chercheurs ou par voie télématique dans le répertoire de documents numérisés. L’utilisateur devra remplir une demande préalable qui sera intégrée au Registre des utilisateurs des Archives.

Le règlement restreint l’accès à la documentation contenant des données sous protection spéciale : le consentement exprès des personnes concernées sera exigé, ou l’écoulement de 25 ans depuis leur décès, ou 50 ans depuis la date des documents. La consultation directe des originaux sera également refusée à ceux ayant été condamnés par un jugement définitif pour des délits contre la sécurité et la conservation du patrimoine documentaire.

Les copies pour la recherche ou la diffusion sans but commercial seront libres et gratuites, tandis que l’utilisation commerciale ou éditoriale nécessitera une autorisation par résolution de la Mairie, après avis des Archives Municipales.

Dépôts, expositions et diffusion

Les entrées extraordinaires par achat, legs, don ou dépôt exigeront l’accord formel de l’organe municipal compétent, sur proposition de l’Adjoint à la Culture et avec l’avis de l’archiviste municipal, et seront formalisées par un contrat de dépôt, une convention de collaboration ou un procès-verbal de remise. La sortie temporaire de documents pour des expositions nécessitera une demande avec un préavis minimum de deux mois, une police d’assurance tous risques, et les frais d’emballage et de transport seront à la charge du demandeur.

Les Archives Historiques assument en outre une fonction de diffusion par le biais de visites guidées, de journées portes ouvertes, de cours, de conférences, de publications et d’expositions, ainsi qu’une formation spécialisée pour le personnel municipal et les citoyens.

La pertinence de la norme est double : d’une part, elle dote la municipalité d’un cadre stable pour conserver son patrimoine documentaire et éviter des destructions incontrôlées ; d’autre part, elle transforme les archives en un service accessible aux chercheurs et aux habitants, avec des règles claires sur les délais, les prêts et les reproductions.

Source : Bulletin Officiel de la Province de Badajoz, nº 182 du 23 septembre 2026, Administration Locale, p. 1-17 (référence officielle : Annonce 3691/2026).