Badajoz estrena el reglamento que ordena su sistema de archivo municipal

El Ayuntamiento de Badajoz ha aprobado definitivamente el Reglamento del Sistema de Archivo Municipal, la norma que ordena la gestión, la conservación y el acceso ciudadano a la documentación municipal. El texto se publica íntegro en el Boletín Oficial de la Provincia de Badajoz nº 182, correspondiente al miércoles 23 de septiembre de 2026, bajo el Anuncio 3691/2026. La entrada en vigor se producirá el día siguiente al de su publicación, según la disposición final tercera del propio reglamento.

El Pleno del Ayuntamiento de Badajoz, en sesión ordinaria del 23 de julio de 2026, aprobó inicialmente el reglamento y, al no haberse presentado alegaciones dentro del plazo legal, el texto queda definitivamente aprobado conforme a los artículos 70.2 y 65.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local. El anuncio aparece firmado por el Alcalde-Presidente, Ignacio Gragera Barrera.

La norma se apoya en los artículos 44 y 105.b de la Constitución Española, que reconocen el derecho a la cultura y al acceso a los archivos, y desarrolla en el ámbito local las obligaciones de custodia y difusión que impone la Ley 2/2007, de 12 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura. El reglamento consta de 37 artículos distribuidos en cinco títulos y ocupa 17 páginas del boletín provincial.

Un sistema de archivos en cuatro piezas

El reglamento define el Archivo Municipal de Badajoz como la unidad especializada del Ayuntamiento en la gestión documental, dependiente en titularidad y gestión de la Concejalía de Cultura. El sistema municipal de archivos queda integrado por:

• La Comisión de Valoración Documental.
• Los Archivos de Oficina de cada servicio y unidad administrativa.
• El Archivo Administrativo Intermedio.
• El Archivo Histórico Municipal.

A ellos se suma el Archivo Electrónico único, repositorio seguro de expedientes y documentos electrónicos con sus metadatos, firmas electrónicas y sellos de tiempo, conforme a los artículos 17 de la Ley 39/2015 y 46 de la Ley 40/2015.

Los plazos de permanencia quedan fijados en cinco años como máximo en los archivos de oficina, 30 años en el Archivo Administrativo Intermedio y una media de 35 años en el Archivo Histórico. Las transferencias ordinarias se realizarán cuando hayan transcurrido al menos cinco años desde la finalización de la tramitación administrativa.

La Comisión de Valoración Documental

El nuevo órgano técnico se encargará de estudiar las series documentales y de controlar el ciclo vital de los documentos, desde su creación hasta su conservación definitiva o destrucción. Su composición es la siguiente:

• Presidencia: el Alcalde-Presidente o persona en quien delegue.
• Vicepresidencia: el Jefe o Jefa del Servicio de Cultura.
• Secretaría: el Secretario o Secretaria General del Ayuntamiento.
• Vocalías: el Archivero o Archivera Municipal, un técnico del Archivo Municipal, el Jefe del Servicio de Informática y Comunicaciones, el Letrado o Letrada Jefe y un profesor titular del área de Archivística de la Universidad de Extremadura.

La Comisión se reunirá de forma ordinaria una vez al año y elaborará el Cronograma de Transferencias, las tablas de valoración y el Calendario de Conservación y Acceso. Ningún servicio podrá destruir documentos originales sin su aprobación previa.

Acceso ciudadano y límites

Los fondos del Archivo Histórico son de libre acceso, salvo las limitaciones legales, y podrán consultarse de forma presencial en la sala de investigadores o de forma telemática en el repositorio de documentos digitalizados. El usuario deberá cumplimentar una solicitud previa que se incorporará al Registro de usuarios del Archivo.

El reglamento restringe el acceso a documentación con datos de especial protección: se exigirá consentimiento expreso de los afectados o el transcurso de 25 años desde su fallecimiento, o 50 años desde la fecha de los documentos. También se denegará la consulta directa de originales a quienes hayan sido condenados por sentencia firme por delitos contra la seguridad y conservación del patrimonio documental.

Las copias para investigación o difusión sin fines comerciales serán libres y gratuitas, mientras que el uso comercial o editorial requerirá autorización mediante resolución de la Alcaldía, previo informe del Archivo Municipal.

Depósitos, exposiciones y difusión

Los ingresos extraordinarios por compra, legado, donación o depósito exigirán acuerdo formal del órgano municipal competente, a propuesta de la Concejalía Delegada de Cultura y con informe del archivero o archivera municipal, y se formalizarán mediante contrato de depósito, convenio de colaboración o acta de entrega. La salida temporal de documentos para exposiciones requerirá solicitud con una antelación mínima de dos meses, póliza de seguro contra todo riesgo y correrán a cargo del solicitante los gastos de embalaje y transporte.

El Archivo Histórico asume además una función de difusión mediante visitas guiadas, jornadas de puertas abiertas, cursos, conferencias, publicaciones y exposiciones, así como formación especializada para el personal municipal y la ciudadanía.

La relevancia de la norma es doble: por un lado dota al municipio de un marco estable para conservar su patrimonio documental y evitar destrucciones incontroladas; por otro, convierte el archivo en un servicio accesible para investigadores y vecinos, con reglas claras sobre plazos, préstamos y reproducciones.

Fuente: Boletín Oficial de la Provincia de Badajoz, nº 182 de 23 de septiembre de 2026, Administración Local, págs. 1-17 (referencia oficial: Anuncio 3691/2026).