Polonia obliga a la presentación electrónica de solicitudes al Fondo de Garantía de Prestaciones Laborales

Polonia está trasladando el procedimiento del Fondo de Garantía de Prestaciones para los Trabajadores (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, FGŚP) totalmente al entorno digital. Un reglamento del Ministro de Familia, Trabajo y Política Social del 13 de agosto de 2026, publicado en el Dziennik Ustaw el 11 de septiembre de 2026 (ítem 1200), establece la obligatoriedad de la presentación electrónica de las listas colectivas, listas complementarias, solicitudes individuales y documentos justificativos, firmados con una firma electrónica cualificada, de confianza o personal. Las normas entrarán en vigor tres meses después de su publicación.

La medida modifica el reglamento del 24 de octubre de 2017 sobre listas, solicitudes y pago de prestaciones del FGŚP (Dz. U. ítem 2041), y se emite sobre la base del Artículo 22 de la Ley del 13 de julio de 2006 sobre la protección de los créditos de los trabajadores en caso de insolvencia del empleador (Dz. U. 2026 ítem 186). Fue firmado por la Ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk.

Quién debe presentar la documentación electrónicamente

La obligación recae sobre la “entidad remitente” —el empleador, administrador, síndico, liquidador o cualquier otra persona que gestione los activos del empleador— que actúe en nombre de los trabajadores cuyo empleador haya caído en insolvencia. Estas entidades deben ahora enviar la lista colectiva y la lista complementaria al mariscal de la voivodía competente en formato electrónico.

• La lista colectiva (zbiorczy wykaz) y la lista complementaria (wykaz uzupełniający) se presentan electrónicamente al mariscal de la voivodía.
• Las solicitudes individuales (wniosek indywidualny) pueden presentarse en formato papel o electrónico; cuando sean electrónicas, deben llevar la firma requerida.
• Las copias digitales de los documentos justificativos se adjuntan a las presentaciones electrónicas, firmadas con una firma electrónica cualificada, de confianza o personal.

Canales técnicos y plazos

Las presentaciones electrónicas se canalizan a través del sistema informático mencionado en el Artículo 26(1)(7)(c) de la Ley del 20 de marzo de 2025 sobre el mercado laboral y los servicios de empleo, o a la dirección de entrega electrónica de la oficina laboral de la voivodía competente. El mariscal de la voivodía envía las confirmaciones de los importes aprobados del Fondo a través de los mismos canales.

• Las prestaciones deben pagarse a las personas beneficiarias dentro de los 7 días siguientes a la recepción de los fondos.
• La diferencia entre los fondos recibidos y los importes pagados debe devolverse a la cuenta del Fondo dentro de los 15 días, junto con una explicación de los motivos.
• La entidad remitente también debe proporcionar el comprobante de pago a las personas beneficiarias, incluyendo copias de los recibos de caja, confirmaciones de transferencias bancarias y confirmaciones de transferencias postales.

Nuevas plantillas y facultades de verificación

El reglamento sustituye las plantillas de los anexos 1–3, incluida la lista colectiva modelo de reclamaciones impagadas de los empleados, que ahora registra los números REGON y NIP de la entidad, el nombre del banco y el número de cuenta de pago. El mariscal de la voivodía también podrá solicitar documentos adicionales a la entidad solicitante o a un representante autorizado de un empresario extranjero, institución de crédito o establecimiento de seguros extranjero nombrado en la solicitud individual, para verificar la fecha y las circunstancias de la insolvencia del empleador.

Impacto

Para los trabajadores cuyos empleadores se hayan vuelto insolventes, el cambio significa un procesamiento más rápido y totalmente rastreable de sus reclamaciones garantizadas a través del FGŚP, con plazos de pago claros. Para los empleadores, administradores, síndicos y liquidadores, introduce la obligación firme de presentar las solicitudes electrónicamente con firmas cualificadas, poniendo fin a la vía basada en papel para las listas colectivas y complementarias. El periodo de transición de tres meses otorga a las entidades afectadas tiempo para adaptar sus procedimientos y herramientas informáticas antes de que entren en vigor las nuevas normas.

Fuente: Dziennik Ustaw, No. 1200 del 11 de septiembre de 2026, sección I, p. 1200 (referencia oficial: Dz. U. 2026 poz. 1200).